L'Ardèche

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Conseil départemental - Les archives départementales

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Objet

Les archives des communes et des EPCI sont des archives publiques dont la préservation est essentielle pour la gestion des affaires de la collectivité, pour la justification des droits des administrés et pour la sauvegarde de la mémoire du territoire et de ses habitants.
Leur conservation est donc organisée dans l'intérêt public : elles sont imprescriptibles et inaliénables. Les communes et les EPCI sont propriétaires de leurs archives et le maire ou le président de l'EPCI est responsable au civil et au pénal des archives de sa collectivité.
Ils doivent en assurer la conservation et la mise en valeur.

Les archives départementales vous accompagnent dans ces démarches.

Retrouvez l'ensemble des infos sur :

http://archives.ardeche.fr/Accueil/Archives_pratiques/Et_vos_archives

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Accueil - 04 75 66 98 00

Mail : archives@ardeche.fr

Référence

Les Archives départementales sont là pour vous aider

Le code du Patrimoine rappelle que les archives des communes et des EPCI sont des archives publiques dont la conservation est organisée dans l’intérêt public : elles sont imprescriptibles et inaliénables.
Le maire ou le président de l’EPCI est donc responsable au civil et au pénal des archives de sa collectivité.
Outre le rôle de contrôle scientifique et technique de l’Etat auprès des communes et EPCI, les Archives départementales accompagnent et conseillent les collectivités dans la gestion de leurs archives. Elles sont à leur disposition pour effectuer des visites d’état des lieux des locaux d’archivage, délivrer des conseils sur le classement, le tri et l’organisation des archives au quotidien.

Stocker les archives

Quand la commune de Chomérac s’est trouvée confrontée à des locaux trop étroits pour l’accueil de ses archives, une réflexion, associant la collectivité et les Archives départementales s’est engagée. A proximité de la mairie, la commune avait l’opportunité d’un local pouvant convenir. Les archivistes se sont rendus sur place pour établir un état des lieux des archives communales. Ils ont ensuite défini ce qui pouvait être éliminé et gardé. En effet, la durée de conservation des documents, l’élimination ou la conservation définitive des documents sont règlementées. Les Archives départementales de l’Ardèche mettent à la disposition des collectivités un tableau de gestion simplifié conforme à la règlementation. Son application facilite la
gestion des archives dans les bureaux (gain de place, de temps de recherches) et la conservation des documents à forte valeur ajoutée.

Enfin, la visite du futur local, destiné à recevoir les archives de la commune de Chomérac a permis d’établir un diagnostic et des recommandations tels que la vérification de la solidité des sols, la sécurité par rapport
au vol et au risque d’incendie. Ils ont apporté des conseils sur le matériel à acquérir, sur la température et l’ambiance lumineuse de la salle permettant une meilleure conservation. Ces rencontres ont fait l’objet de relevés de décision qui ont permis à la commune de réaliser ce déménagement et d’améliorer la conservation
et l’accès aux documents. Les archives doivent être conservées dans un local dédié, dans un bâtiment appartenant à la commune ou l’EPCI. Son aménagement correspond à des normes détaillées dans un document mis à disposition des collectivités. De même les Archives vous apportent des conseils, un appui et une expertise technique pour mener à bien tout projet de travaux, de construction, d’aménagement ou
d’extension de bâtiments à usage d’archives.

Les traiter et les rendre « publiques »

Les Archives départementales accompagnent également les collectivités dans le choix de prestataires. Ce fut le cas du Syndicat mixte centre Ardèche, qui a eu besoin d’archiver un grand nombre de documents. Là encore, les agents des Archives départementales ont mis à disposition leur compétence pour aider le syndicat à rédiger le cahier des charges pour le traitement des archives. Il a ensuite eu le choix de consulter des sociétés privées, des autoentrepreneurs ou des centres de gestion et, à réception des offres, les Archives ont pu apporter un avis sur les propositions, notamment sur la qualification professionnelle
des personnes destinées à intervenir.
Le public, professionnel ou particulier, souhaite de plus en plus consulter les documents archivés dans les communes. Ce fut le cas de la commune d’Issamoulenc, qui s’est vue sollicitée à plusieurs reprises par des généalogistes. Ne sachant pas comment s’y prendre, la secrétaire de mairie a pris contact avec les Archives
départementales, qui ont rappelé les « bonnes pratiques ». Par exemple, l’accès aux archives se fait uniquement sur les heures d’ouverture de la mairie et la consultation reste sous surveillance du personnel.

Mutualiser : une solution envisageable

En Ardèche, il existe seulement deux services d’archives municipales. Aussi, des réflexions s’engagent sur la mutualisation de cette compétence entre communes ou par l’intermédiaire de l’intercommunalité. Cette
mutualisation, qui peut porter sur les agents et les lieux de conservation, est conforme aux exigences règlementaires et offre un service de proximité à la population. Là encore, les Archives départementales vous accompagnent dans la démarche.

Enfin, depuis 2000, la validité des documents numériques comme preuve juridique est reconnue, au même titre que les documents sur papier. Aussi, la question de leur archivage se pose de plus en plus. Au sein des Archives départementales, une e-archiviste conseille les collectivités, notamment avec la mise en
place de système de gestion électronique de document (comment classer un document par exemple).
Vous pouvez avoir accès à tous ces services gratuitement et facilement.

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